Club für Freizeitsport (CFS) 1975 St. Ilgen e. V.

Verarbeitungstätigkeit: Mitgliederverwaltung

Datum der Einführung: 1975

Datum der letzten Änderung: --.--.----

1. Verantwortlicher Fachbereich

Vorstand nach § 26 BGB

2. Betroffene Personenkategorie

Mitglieder

3. Kategorien der personen- bezogenen Daten

3.1 Vorname, Nachname

3.2 Geschlecht

3.3 Geburtsdatum

3.4 Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)

3.5 Telefonnummer

3.6 E-Mail-Adresse

3.7 Status „Mitglied“

3.8 Mandatsreferenznummer

3.9 Bankverbindung

3.10 Datum der Anmeldung und des Eintritts

3.11 Gesetzliche Vertretung bei Minderjährigen

3.12 Vereinsbezogene Einsätze, Jubiläumsdaten, Ehrungen

3.13 Bilderveröffentlichungen

4. Zwecke der Verarbeitung

4.1 Verwaltung der Mitgliedschaft, Erfüllung des Mitgliedsvertrags und der Satzung inkl. Öffentlichkeitsarbeit

4.2 Beitragseinzug

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.1 bis 3.5, 3.7, 3.8 erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO

3.6 Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO

3.9, 3.10 Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO und zur Wahrung berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO i.  V. m. § 22 ff. Kunsturhebergesetz

6. Kategorien von Empfängern

6.1 Interne Empfänger: Vereinsvorstand

6.2 Externe Empfänger: Volksbank Kurpfalz eG

7. Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 f) DSGVO)

7.1 Löschung auf jährliche Nachfrage zum Widerruf: 3.6

7.2 Löschung innerhalb von 2 Jahren nach Beendigung der Mitgliedschaft: 3.5

7.3 Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Mitgliedschaft: 3.1 bis 3.4, 3.7, 3.8

Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.

7.4 Dauerhafte Speicherung der Daten im Vereinsarchiv für Zwecke der Vereinschronik: 3.9, 3.10

Die Verarbeitung (Speicherung und Veröffentlichung) erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins, solange kein Widerspruch durch die betroffene Person vorliegt.

8. Technische und organisa-torische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 g) DSGVO)

8.1 Datenschutzordnung des CFS 1975 St. Ilgen e. V.

8.2 Art der eingesetzten Datenverarbeitung

Vereins-PC, Kassenbuch als Excel-Tabelle, Banking-Software „ProfiCash“

8.3 Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen

8.3.1. Zugangs-/Benutzerkontrolle: Passwortvergabe durch Kassenwartin (für „Profi-Cash“ 8-stellig mit Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen sowie biometrische Anmeldung bei der Banking-App)

8.3.2. Zugriffskontrolle: Berechtigungskonzept vorhanden, Protokollierung des Zugriffs und der vorgenommenen Veränderungen in „Profi-Cash“

Verarbeitungstätigkeit: Verwaltung Nichtmitglieder

Datum der Einführung: 1975

Datum der letzten Änderung: --.--.----

1. Verantwortlicher Fachbereich

Vorstand nach § 26 BGB

2. Betroffene Personenkategorie

Nichtmitglieder

3. Kategorien der personen- bezogenen Daten

3.1 Vorname, Nachname

3.2 E-Mail-Adresse

3.3 Status „Nichtmitglied“

4. Zwecke der Verarbeitung

4.1 Anbahnung des Mitgliedsvertrags, Erfüllung der Satzung

4.2 Gebühreneinzug

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.1 erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO

3.2 Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO

6. Kategorien von Empfängern

Interne Empfänger: Vereinsvorstand

7. Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 f) DSGVO)

7.1 Löschung auf jährliche Nachfrage zum Widerruf: 3.2

7.2 Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Entrichtung der Gebühr: 3.1

Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.

8. Technische und organisa-torische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 g) DSGVO)

Datenschutzordnung des CFS 1975 St. Ilgen e. V.

Verarbeitungstätigkeit: Verwaltung der Übungsleiterinnen und Übungsleiter (ÜL) und der Funktionsträgerinnen und Funktionsträger (Funktionstragende) des Vereins

Datum der Einführung: 1975

Datum der letzten Änderung: --.--.----

1. Verantwortlicher Fachbereich

Vorstand nach § 26 BGB

2. Betroffene Personenkategorie

ÜL und Funktionstragende

3. Kategorien der personen- bezogenen Daten

3.1 Vorname, Nachname

3.2 Geschlecht

3.3 Geburtsdatum

3.4 Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)

3.5 Telefonnummer

3.6 E-Mail-Adresse

3.7 Bankverbindung

3.8 Beginn und Ende der Tätigkeit

3.9 Erklärung Ehrenkodex

3.10 Ergebnis der Einsichtnahme in das erweiterte Führungszeugnis (bei Jugendarbeit)

3.11 Einsatzzeiten und Zahlungen

3.12 Lizenzen inkl. Lizenznummer

3.13 Erklärung über die Inanspruchnahme des Übungsleiterfreibetrages

4. Zwecke der Verarbeitung

4.1. Verwaltung der eingesetzten ÜL und Funktionstragenden

4.2 Abrechnungen (ÜL-Vergütungen, Aufwandsentschädigungen usw.)

4.3 Zuschussanträge an Fachverbände

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.1 bis 3.13 erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO

6. Kategorien von Empfängern

6.1 Interne Empfänger: Vereinsvorstand

6.2. Externe Empfänger: Fachverbände (Sportkreis Heidelberg, Badischer Sportbund Nord e. V., Badischer Turnerbund e. V.)

7. Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. f) DSGVO)

7.1 Löschung auf jährliche Nachfrage zum Widerruf: 3.6

7.2 Löschung innerhalb von 2 Jahren nach Beendigung der Tätigkeit: 3.5, 3.9, 3.10

7.3 Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Tätigkeit: 3.1 - 3.4, 3.7, 3.8, 3.11 - 3.13

Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.

Einzelblatt B bleibt unberührt.

8. Technische und organisa-torische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 g) DSGVO)

siehe Einzelblatt B.